Een nieuw recruitmentsysteem leren gebruiken of een ATS-implementatie roept bij veel recruiters vaak de gedachte op aan lange trajecten, gedoe en stress. Handleidingen, Zoom-sessies, volle agenda’s. Het klinkt als iets wat je moet doen, niet iets wat je wilt. Dat is vaak ook de reden dat recruiters met excelsheets blijven werken of doorgaan met het oude systeem wat niet meer aan de wensen voldoet.

Om dit te voorkomen, ontstond de e-learning van ForceFlow.Dus geen standaard training en online meetings om een nieuw systeem te implementeren, maar een manier om het systeem écht te leren kennen op een manier die bij jou past. In kleine stappen, op je eigen tempo én met duidelijke uitleg van hoe jij ForceFlow het beste kunt inrichten zodat het systeem vóór je gaat werken.

“Ik wilde het nieuwe recruitment systeem in mijn eigen tijd inrichten, niet tijdens en tussen afspraken door”

Onderneemster Anouk Aletrino van ASQ Recruitment was de allereerste gebruiker die de e-learning volgde. De pionier.Toen ze begon met ondernemen, had ze één duidelijke wens: overzicht, zonder gedoe.“Ik had eerder met andere systemen gewerkt, en dat was vaak ingewikkeld,” vertelt ze.“Toen ik ForceFlow ontdekte, dacht ik meteen: dit past veel beter bij me. Eric-Jan stelde toen voor om de e-learning te proberen. Ik kon het in mijn eigen tijd doen, dat sprak me enorm aan.”Ze besloot ermee aan de slag te gaan. ’s Avonds, als haar dochter op bed lag, keek ze de video’s van de e-learning één voor één.“Drie avonden, een paar video´s per keer. En ik was erdoorheen. Het was helder opgebouwd, alles stond in logische volgorde, en ik kon direct aan de slag. Ik weet nog dat ik na de eerste avond al kandidaten in het systeem heb gezet en hoe makkelijk dat ging.”Omdat Anouk de eerste was, was het fijn dat ze ook feedback gaf. En dat deed ze: kleine aanpassingen, verduidelijkingen, suggesties.“Ik vond dat heel fijn, en Eric-Jan luisterde écht. Als iets niet helemaal duidelijk was, paste hij het aan. Die open houding, dat maakt het verschil ten opzichte van andere recruitment leveranciers."

“We konden zelf het tempo bepalen, dat gaf rust”

Vivian van WV Recruitment startte recent dit jaar met de e-learning. Haar verhaal is anders, maar de ervaring is opvallend gelijk. Samen met haar man runt ze een werving- en selectiebureau. Ze wilden professionaliseren, maar zonder dat hun werk stilviel.“We zijn klein, startend en hebben het mega druk. Een werkdag is dus ontzettend kostbaar. Klassikale trainingen of meetings kosten gewoon te veel tijd. Toen ik hoorde over de e-learning dacht ik: dit is precies wat we nodig hebben.”Ze maakten een plan: eerst alle video’s bekijken, daarna stap voor stap de onderdelen doorlopen.“We keken elke dag meerdere video´s, maakten notities, en stelden vragen tijdens het reviewmoment met Eric-Jan. Dat werkte super. Hij nam echt de tijd om mee te denken. Niet alleen over het systeem, maar ook over hoe het paste bij onze manier van werken.”Het resultaat? Rust, overzicht en grip.“Binnen een maand voelde ForceFlow vertrouwd. Je krijgt echt het gevoel dat je het systeem zelf in handen hebt, in plaats van dat iemand het even ‘voor je regelt’.”

Hoe de e-learning is opgebouwd

De e-learning bestaat uit overzichtelijke lesmodules met korte video’s. Eric-Jan laat daarin stap voor stap zien hoe je ForceFlow instelt, zelf e-mailtemplates maakt of aanpast, kandidaten toevoegt, klanten koppelt en met functies werkt.Vivian: “De filmpjes zijn niet lang, maar wel heel duidelijk. Je kunt ze makkelijk terugvinden, ook als je iets even kwijt bent. Dit doe ik dan ook nog regelmatig. Wanneer ik een specifieke instelling nodig heb die ik verder niet veel gebruik, pak ik de video’s er gewoon weer bij. Doordat het zo overzichtelijk is ingericht, vind ik in no-time wat ik nodig heb en kan ik weer door.”

Wat gebruikers het meest waarderen

Zelf kunnen bepalen hoe en wanneer je leert en implementeert.Dat is wat bij iedereen terugkomt.Anouk: “Ik houd ervan om dingen zelf uit te zoeken. En omdat alles duidelijk is opgebouwd, hoef je nergens te gissen. Het voelt gewoon logisch.”Vivian: “Het systeem dwingt je ook om kritisch te kijken naar je eigen werkprocessen. Terwijl je leert, ontdek je: dit kan slimmer, dit kan anders. Dat vind ik er juist zo sterk aan.”Beide recruiters noemen daarnaast de persoonlijke begeleiding als groot pluspunt:“Je leert zelfstandig, maar staat er niet alleen voor,” zegt Vivian. “Eric-Jan kijkt mee, geeft tips en helpt je de puntjes op de i te zetten. Dat geeft vertrouwen.” zegt Anouk.

De opbrengst in de praktijk

Wat levert het dan concreet op?

• Tijdwinst: Doorloop in je eigen tijd de implementatie waar en wanneer jij het wilt en laat daarna het systeem vóór jou werken.
• Overzicht: alles staat op één plek, geen losse Excel-lijsten meer.
• Rust: je bepaalt zelf het tempo. Geen druk, geen deadlines, geen gedoe met implementatie-afspraken maken of verzetten.
• Herbruikbare kennis: Je hebt de optie om de video’s te behouden, ook voor bijvoorbeeld nieuwe collega’s.

En, misschien wel het belangrijkste: het gevoel dat je zelf snapt hoe het systeem werkt, in plaats van dat het systeem jou bestuurt.“Dat vind ik het grote verschil” zegt Anouk. “Bij andere systemen voelde ik me afhankelijk van iemand anders. Hier snap ik wat ik doe. Dat geeft vrijheid.”

Waarom ForceFlow zo makkelijk werkt

Wat zowel Anouk als Vivian meteen opviel, is hoe intuïtief ForceFlow aanvoelt.Geen overvolle schermen of ingewikkelde knoppen, maar een systeem dat logisch is opgebouwd en meebeweegt met hoe je als recruiter werkt.“Ik hoefde niet steeds te zoeken” vertelt Anouk. “Je klikt iets open en het wijst zich vanzelf. Dat klinkt simpel, maar dat is het niet bij de meeste systemen. ForceFlow is overzichtelijk, je ziet in één oogopslag waar je moet zijn en in welke fase kandidaten zitten.”Ook Vivian merkte dat meteen op: “We konden zonder uitleg al dingen vinden. Dat zegt veel. Je hoeft geen IT’er te zijn om ermee te werken. Dat maakt het prettig, zeker als je druk bent en niet elke dag in de instellingen duikt.”Die eenvoud maakt dat de e-learning niet voelt als iets wat je moet doen, maar als iets wat je wilt doen, omdat je er direct resultaat van ziet.“Je merkt meteen: dit scheelt me tijd. En dat motiveert” zegt Vivian.

De implementatie past bij hoe mensen écht leren

De e-learning is geen klassiek ‘leerprogramma’.Het is een manier van implementeren die past bij hoe mensen écht leren: door te zien, te proberen en te herhalen. In het begin komt er toch al veel op de recruiter af, soms worden bepaalde wensen of aanpassingen dan uitgesteld. Maar door op een rustiger moment de betreffende video terug te kijken kan het alsnog direct ingesteld worden.Eric-Jan: “Iedere organisatie is anders. Sommigen zijn binnen 2 dagen live, anderen nemen langer de tijd. Met de e-learning kunnen gebruikers zelf ontdekken wat voor hen werkt. En daarna kijken we samen hoe we het verder kunnen optimaliseren. Zo blijft het persoonlijk. En voor degenen die toch liever een volledig begeleid traject willen, blijft dat uiteraard mogelijk”

Less is more

Geen lange handleidingen.Geen theoretische uitleg.Gewoon duidelijke video’s, praktisch toepasbaar, en begeleiding waar nodig.Of je nu alleen werkt of met een team:de e-learning laat zien dat implementeren niet ingewikkeld hoeft te zijn.Zoals Anouk het samenvat: “Het werkt. En dat is precies waarom ik erbij blijf.”Wil jij ook ontdekken hoe jij ForceFlow aansluit op jouw tempo? Probeer de e-learning zelf of plan hier een gratis demo in.